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MS_CRMBusinessProcessFlow
業務プロセス フローによって、
ユーザは定義されたステージを経てプロセスを実行することにより、
- 組織の標準的な運用手順を順守できる。
- 組織の標準的な運用手順を短期間で習得できる。
- ユーザ時間、トレーニングコストの削減
- システム導入の促進
CRM 2011 に対する CRM 2013 での更新
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CRM 2011 では営業・サービスのモジュールの特定の機能に対して導入された。
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CRM 2013 では機能が拡張され、更に多くのプロセス・エンティティのカスタマイズが可能になった。
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業務プロセス フロー
https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/dn531164.aspx
業務プロセス フローに関連するレコードのフォームの上部には、プロセス バーが表示される。
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プロセス バーを使用して、ユーザは組織のプロセスを実行できる。
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フォームで一度に複数のフィールドのデータを収集せず、
各ステージで１つ１つフィールドのデータを収集できる。 -
複数のエンティティに関連するプロセスを実行できる。
- e.g.: 営業プロセス（潜在顧客 -> 営業案件 -> 見積 -> 受注 -> サポート案件）
- ユーザは（全体の流れやエンティティの関連を意識せず）各ステージの要件に集中できる。
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システム ジョブではなく、レコード入力の手段と一連のルールを提供する。
補足（業務プロセス フローは「案内」であって「強制」ではない）: 後述のとおり
必須ステップでもレコード自体は保存できる（次のステージに進めないだけ）。
データの整合性を本当に強制したい場合は、
業務ルールやリアルタイム ワークフロー、
サーバ側のプラグインを併用する必要がある。
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営業プロセス
- 新規引合
- 定期注文
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サービス プロセス
- バグ対応
- 導入サポート
移行メモ（体裁）: 元ページでは上記の 4 つが
見出しのみで本文が書かれていなかったため、
業務プロセス フローの適用例の列挙として箇条書きに整理した。
ワークフローを開始する方法
- フィールド値の変化など、イベントに基づいて開始
- ユーザが必要に応じて手動で開始
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アクション
- アクションを実行する。
- 代替アクションを実行する。
条件値によって、実行するアクションを変更する分岐ロジックを含めることができる。 - アクションを無視する。
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アクションの処理
- レコードを作成・更新する。
- 待機（暫く待機、イベントを待機）
- 他のワークフローを開始する。
- 同じレコードへ関連付ける。
ダイアログを開始する方法
- ユーザが必要に応じて手動で開始
- 一連のステップを操作し情報の入力やオプションの選択を行う。
- 条件値によって、提示する質問を変更する分岐ロジックを含めることができる。
- ユーザはダイアログを最後まで完了するか途中で破棄するか選択可能。
- １ユーザは同時に１ダイアログのみ実行可能。
- １つのレコードに対して複数ユーザが同時にダイアログを実行可能。
補足（ダイアログは廃止された）: ダイアログは CRM 2016 で非推奨となり、
現在は廃止されている。同等の対話型シナリオは
Power Automate やキャンバス アプリで実装する。
クラシック ワークフローも同様に Power Automate への移行が推奨されている。
業務プロセス フローを開始する方法
- 業務プロセス フローが構成されているエンティティのレコードが作成されたとき起動
- 業務プロセス フローにより、そのレコードに対して更新を行う。
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直線的であり、分岐ロジックを含めることはできない。
- 自動での切り替え不可能
- 手動での切り替え可能（コマンドバーから [プロセスの切り替え] を選択する）
- 1 つのエンティティに対して、最大 10 個の業務プロセス フローを同時にアクティブ化可能
- 1 人のユーザは同時に 1 つの業務プロセス フローを実行できる。
- 切り替え後は、切り替え先の業務プロセス フローの最初のステージに設定される。
- 切り替え可能なのは、業務プロセス フローで処理中のエンティティの業務プロセス フロー。
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プロセスの停止
ユーザはプロセスを停止できる。 -
プロセスの再開
レコードの検索フィールドに、レコードの現在のプロセスとステージが表示される。- ユーザは後でプロセスに戻りステージを続行できる。
- 他のユーザが、プロセスをフォローアップできる。
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１つのレコードに対して複数ユーザが同時に業務プロセス フローを実行することはできない。
補足（分岐は後から追加された）: 「直線的であり、分岐ロジックを含めることは
できない」は CRM 2013 当時の制限である。CRM 2016 以降は
**条件分岐（if-else によるステージの分岐）**がサポートされ、
さらに現在は業務プロセス フロー自体が Dataverse のテーブルとして
実体を持つようになっている。
以下の様な階層で構成されている。
エンティティ（対象レコード）（最大５エンティティ）
---> ステージ（画面）（最大30ステージ）
---> ステップ（入力）
---> フィールド（列）
---> 必須（オプション）
プロセスに含めるエンティティ（対象レコード）
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25 のシステム エンティティ
- 業務プロセス フロー > 業務プロセス フローに関する考慮事項 > 業務プロセス フローを使用できるエンティティ
https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/dn531164.aspx#BKMK_Considerations
- 業務プロセス フロー > 業務プロセス フローに関する考慮事項 > 業務プロセス フローを使用できるエンティティ
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システム エンティティの業務プロセス フロー
- 潜在顧客から営業案件への営業プロセス
- 営業案件の営業プロセス
- サポート案件への電話のプロセス
- 業務プロセス フローのプロパティを有効にしたカスタム エンティティ
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必要なステージ（画面）
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１つのエンティティに関連付けられる。
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ステージはステップをグループ化する。
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ステージの順番
- ”主エンティティ” のステージが開始する。
- ”主エンティティ” と１対多の関連のある
”含まれたエンティティ” のステージに遷移（フィールドマッピング） - ”主エンティティ” のステージが完了していない場合、
”含まれたエンティティ” のステージは南京錠の記号付きで表示される。 - ステージ間の移動してプレビュー可能
（任意のステージのステップを表示可能）。
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[プロセス サイクルのクローズ]
最終ステージで、プロセスを完了として閉じる操作。
これ以降ステージは進まず、レコードの検索フィールド（プロセス ID・ステージ ID）に
完了時点の値が残る。
移行メモ（補完）: 元ページは「[プロセス サイクルのクローズ]・・・」で
途切れていたため、上記の説明を補った。
著者による本文が加筆された場合は置き換えること。
- ステージ内のステップ（入力）
- プロセスのコンテキストに合ったラベルに変更可能。
- 業務ルールやフォーム スクリプトが自動的に適用される。
- ステップに１対１で対応するフィールド列
- フィールド セキュリティは業務プロセス フローでも考慮される。
- 赤いアスタリスクが表示されるが、こちらは、入力しなくてもレコードの保存可能。
- ただし、必須ステップを完了させずに次のステージを続行できない。
組み合わせにより、強力な管理された業務プロセスを提供可能。
- エンティティの業務プロセス フローのプロパティを有効にして保存・公開
業務プロセス フローのプロパティを有効にしたエンティティでは、
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停止された業務プロセス フローを再開可能にするため、
エンティティにプロセス ID とステージ ID という
検索フィールドがシステムにより自動的に付与される。- プロセス ID：現在のプロセスの ID が保存される。
- ステージ ID：現在のステージの ID が保存される。
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検索フィールドの利用方法
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ビューや高度な検索のクエリに含めることができる。
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ビューのビュー列に追加しても GUID が表示されるだけ。
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検索フィールドの制限
- 検索フィールドは、変更できない。
- 検索フィールドは、フォームに追加できない。
- 検索フィールドは、ワークフローやダイアログのプロセスで使用できない。
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補足（ステージ名で集計したい場合）: ステージ ID は GUID なので、
そのままではビューやグラフのカテゴリに使えない
（「CRM グラフのカスタマイズ」の並べ替えの表を参照）。
「今どのステージに何件あるか」を可視化したい場合は、
ステージ名を保持するオプション セット列を別に用意し、
ワークフローで同期させるのが当時の定石だった。
業務プロセス フローの構成が可能。
- ”主エンティティ” の定義（変更不可）
- ”主エンティティ” と１対多の関連のある ”含まれたエンティティ” の追加。
- ステージの追加や削除と移動。
- ステージ カテゴリを設定可能（検索で使用可能）。
- ステップとフィールドの関連付け
- フィールドの [必須] 設定のオン・オフ
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[Microsoft Dynamics CRM] ---> [設定] ---> [プロセス]
若しくは、ソリューション エクスプローラーで [プロセス] をクリック -
メニューバーで [新規] をクリック
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[プロセスの作成] ダイアログ ボックスで
- プロセス名を入力する。
- [カテゴリ] で [業務プロセス フロー] を選択する。
- [OK] をクリックして保存（以降、カテゴリの変更は不可能）
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以降、業務プロセス フローの設定
- [エンティティ] でプロセスの最初のステージで使用される主エンティティを選択
- [OK] をクリックして保存（以降、最初のエンティティの変更は不可能）
- 業務プロセス フロー エディターが起動する。
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業務プロセス フロー エディターで業務プロセス フローを構成
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[非アクティブ] 状態からツール バーの [アクティブ化] により [アクティブ] 状態に変更する。
コピーを作成する場合は、ツール バーの [名前をつけて保存] をクリックする。
- コピーは、既定のソリューションに作成される。
- コピーを、他のソリューションに含める場合、
- ソリューション エクスプローラーで [プロセス] をクリック
- メニューバーで [既存追加] をクリック
インポート時に、[アクティブ化] するかどうかの選択が可能。
移行メモ（正誤）: 元ページの「[アプティブ化]」（2 箇所）は
「[アクティブ化]」の誤りなので修正した。
- 業務プロセス フロー エディターで [ステージの追加] をクリックする。
- ステージ名・ステージ カテゴリ・関連付けるエンティティを設定する。
- ステージ内に [ステップの追加] でステップを追加し、フィールドと [必須] を設定する。
- ドラッグで順序を入れ替える。
- [更新] ---> [アクティブ化] で反映する。
移行メモ（補完）: 元ページは本節が見出しのみで本文が書かれていなかったため、
前節と同じ体裁で手順を補った。
著者による本文が加筆された場合は置き換えること。
- フォームやダッシュボード同様に、セキュリティ ロールによって制御される。
- 既定で新しい業務プロセス フローはシステム管理者・システムカスタマイザーのロールにのみ割り当てられる。
- データ アクセスとは別のアクセス許可を持たないカスタム セキュリティ ロールを使用できる。
- アクセス許可がない業務プロセス フローは表示されるが選択できない。
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フィールド セキュリティ（書き込み許可なし）＋必須ステップで承認ステップを作成できる。
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別の書き込み許可のあるユーザが対象のフィールドにデータを入力する必要がある。
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すると、必須ステップと
フィールド セキュリティの仕様によって、
承認プロセスができあがる。[次の段階] で進めなくなる。 -
ベストプラクティス
承認ステップを作成する場合、- すべてのユーザに読み取りアクセス許可を与えて、
- 承認ユーザに書き込みアクセス許可を与える。
- 作成アクセス許可は関係ない（業務プロセス フローは、作成されたレコードに対して行うため）
移行メモ（リンク切れ）: 元ページの「ココ と ココ の仕様によって」の 2 つのリンクは
リンク先が空のまま残されていた。文脈から、本ページの「必須」の節と
フィールド セキュリティを指していると判断し、それぞれへのリンクにした。
フィールド セキュリティ（読み取り許可なし）＋必須ステップの場合、
必須は適用されず、ユーザは次のステージに進むことができる。
Tags: Dynamics CRM
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